I tiden framover må norske bedrifter være forberedt på å håndtere de langsiktige konsekvensene av COVID-19. For mange selskaper har en av de tydeligste omstillingene som følge av pandemien vært det økende antallet medarbeidere på hjemmekontor. Det har framfor alt påvirket HR.
De fysiske kravene til distansering som ble innført for å bremse spredningen av viruset gjorde det umulig for et stort antall mennesker å samles innendørs. Dette medførte at alle som var i stand til å jobbe hjemmefra ble rådet til å gjøre det. Dette forsterket trenden med vekst i fjernarbeid, som allerede var tydelig før COVID-19.
Det er liten tvil om at det i fremtiden vil bli stadig mer vanlig å ha arbeidsstyrker som fordeler seg over en rekke steder. Store selskaper som Twitter og Slack har sagt at de vil gi alle ansatte muligheten til å jobbe permanent hjemmefra, mens Salesforce vil introdusere en hybridmodell hvor de fleste ansatte kombinerer eksternt og kontorbasert arbeid. Giganten for CRM-programvare har erklært følgende: 9-5-arbeidsdagen er død.
Hvis den balanserte tilnærmingen til Salesforce er et tegn på det som vil komme i arbeidsverdenen, er dette en utvikling som sannsynligvis vil bli ønsket velkommen av en stor del av arbeidsstyrken. Randstad Workmonitor-rapporten fra desember 2020 identifiserte to arbeidsordninger som hadde bred appell for ansatte under pandemien: en hybridplan som kombinerer noen dager på kontoret og noen dager hjemme, og fleksibel arbeidstid som muliggjør en enklere balanse mellom arbeid og fritid. Mer enn en tredjedel av respondentene over hele verden (35 %) sa at en hybridplan ville være en ideell ordning, mens 24 % favoriserte fleksible timer.
Dette kan også være en positiv trend for bedrifter, som får mulighet til å kutte kostnader ved å ha færre mennesker på arbeidsplassen til enhver tid. Det finnes også bevis som tyder på at fjernarbeid kan forbedre produktiviteten.
Alle disse tegnene antyder at fjernarbeid vil få en stadig viktigere rolle i måten bedrifter vil fungere på i fremtiden, og du må derfor være forberedt på hva dette kan bety for virksomheten.
En spesielt viktig faktor du bør vurdere, er hvor forberedt du er på å administrere digital onboarding.
digital onboarding: hva er dette og hvorfor er det viktig?
Enkelt sagt handler digital onboarding om prosessen med å fullføre bedriftens onboarding-prosedyrer med nyansatte som skal jobbe eksternt. Det er viktig å huske at selv om noen skal gjøre jobben hjemmefra, har de fortsatt behov for å gå gjennom de forskjellige aktivitetene det innebærer å introdusere en ny ansatt til virksomheten, selv om de ikke er fysisk på stedet og ikke vil tilbringe mye tid i lokalene.
Disse aktivitetene vil sannsynligvis omfatte:
- Å signere en ansettelseskontrakt og fullføre annet nødvendig papirarbeid
- Å lese viktig informasjon som for eksempel firmapolicy, som skal inkludere regler og retningslinjer for fjernarbeid
- Å møte medarbeidere – fra kolleger de skal jobbe med hver dag til medlemmer fra andre team og avdelinger
- Å sette opp IT-utstyr og verktøy, inkludert tilgang til nødvendige applikasjoner på nett, data og ressurser
- Å starte mer detaljerte samtaler om rollen, ansvar og forventninger
Man kan hevde at de ulike prosessene som inngår i onboarding blir enda viktigere når ansatte jobber eksternt. Dette fordi de ikke vil dra nytte av alle fordelene som det å være basert på stedet vanligvis vil medføre. Det kan for eksempel være vanskelig for en ansatt som jobber hjemmefra å gjøre seg kjent med selskapet, kollegene, arbeidsatmosfæren og organisasjonens generelle bedriftskultur hvis vedkommende ikke er fysisk på arbeidsplassen og kan møte mennesker ansikt til ansikt.
Onboarding er i det store og hele en kritisk del av forholdet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Hvis den håndteres på en god måte, bidrar prosessen til å sikre at reisen med den nyansatte starter med riktig fot og at begge parter drar nytte av et positivt, produktivt og varig forhold.
Sett fra et rent kommersielt perspektiv, vil det å gi alle ansatte en god start i jobben redusere risikoen for at folk forlater arbeidsplassen kort tid etter ansettelse. Det vil også bidra til å unngå den økonomiske og operasjonelle belastingen som skapes av høy gjennomtrekk.
Videre vil folk som får en positiv onboarding-opplevelse sannsynligvis fortelle andre om dette og anbefale bedriften til venner og kjente, noe som vil styrke employer brandet.
- 20 % av nyansatte forlater jobben for en annen mulighet innen 45 dager etter oppstart
- Arbeidsgivere som har en god onboarding-prosess forbedrer sannsynligheten for å beholde nye medarbeidere med 82 % og øker produktiviteten med mer enn 70 %
- Medarbeidere som har en positiv opplevelse av onboarding, har 69 % større sannsynlighet for å bli værende i firmaet i tre år
- Blant virksomhetene som presterer best, er det 53 % høyere sannsynlighet enn hos andre for at disse starter onboarding før den ansattes første dag – også kjent som pre-boarding
- 72 % av de ansatte sier at en-til-en-tiden med den direkte lederen er den viktigste delen av enhver pre-boarding eller onboarding-prosess
- 88 % av de ansatte mener arbeidsgiveren har håndtert onboarding-prosessen på feil måte
viktige trinn for å lykkes med ekstern onboarding
Ekstern onboarding kan være en utfordring både for ansatte og ledere. Det kan synes vanskeligere for en nyansatt å få en positiv og trygg start på sin nye jobb hvis vedkommende bruker mye tid på å jobbe på egen hånd, mens lederen kanskje ikke er kjent med onboarding-prosessen for den ansatte i det virtuelle rommet.
Med tanke på hvor viktig det er å håndtere dette aspektet av HR-ledelse på en riktig måte, hvilke skritt bør du ta for å sikre at veksten i fjernarbeid ikke går på bekostning av effektiv onboarding?
gjør en spesiell innsats for å ønske folk velkommen
En ny medarbeider som jobber eksternt kan gå glipp av noen av de grunnleggende fordelene ved å være på arbeidsplassen den første dagen. Slik som å møte medarbeiderne personlig og bli vant til den generelle atmosfæren og "stemningen" i selskapet.
Ledere kan adressere dette ved å gjøre spesielle tiltak for å ønske eksternt ansatte velkommen og få dem til å føle at de er en del av teamet. Det finnes forskjellige måter å gjøre dette på, for eksempel å sende ut en velkomstpakke med små gaver og firmamerkede gjenstander, slik som et klesplagg, et krus eller en vannflaske.
En arbeidsgiver som bruker denne tilnærmingen er Miro, programvareleverandør av virtuelle whiteboard. AJ Josephson, selskapets head of people, sier at det er viktig å overrekke symboler på bedriftskultur, vise fjernarbeidere at virksomheten bryr seg og ønsker å få dem til å føle seg velkommen.
Du bør også tenke på hvilken tilnærming som over tid er best egnet til å introdusere nyansatte for kolleger. Å føre alle sammen for en enkelt videosamtale kan være overveldende for nyansatte – i tillegg til at det er upraktisk – så det kan være lurt å lage en plan for å arrangere virtuelle møter med nøkkelkolleger og små team i løpet av en uke eller to. Dette vil hjelpe eksterne ansatte til å bli kjent med resten av arbeidsstyrken på en avslappet, gradvis måte, heller enn et hektisk rush.
dra nytte av teknologi
Moderne teknologi er et av de mest verdifulle aktiva som er tilgjengelige for enhver bedrift når det gjelder overgangen fra personlig til ekstern onboarding.
Det finnes mange verktøy som kan bidra til å gjøre denne prosessen enklere og mer effektiv. DocuSign lar deg for eksempel elektronisk administrere og signere kontrakter og andre nøkkeldokumenter, mens plattformer for direktemeldinger og prosjektstyring som Slack er utformet for å lette eksternt samarbeid, slik at geografisk distribuerte team kan holde kontakten og dele data i sanntid.
En annen viktig vurdering når det gjelder teknologi, er å sørge for at eksterne ansatte har tilgang til alt utstyret og verktøyene de trenger for å gjøre jobben på en ordentlig måte. Det kan være alt fra å levere en bærbar datamaskin på forhånd, slik at brukeren kan sette den opp og gjøre seg kjent med den før oppstart, til å sikre at den ansatte har full tilgang til all produsenteid programvare eller skyplattformene vedkommende trenger. Du må også gi eksterne ansatte riktig opplæring og IT-support for å sikre at de kan bruke tekniske verktøy effektivt. Dette er spesielt viktig hvis de bruker programmer eller programvare de ikke er kjent med.
legg vekt på menneskelig interaksjon
Selv om tekniske verktøy spiller en nøkkelrolle i virksomheter og HR i det 21. århundre, spesielt når det gjelder digital onboarding, er det viktig å huske at teknologi ikke er en erstatning for menneskelig interaksjon.
Siden eksterne ansatte ikke får den hyppige kontakten og samtalen som skjer naturlig på en fysisk arbeidsplass, bør du tenke på hvordan dette kan gjenskapes i et virtuelt miljø.
Miro oppfordrer ansatte til å treffes og bli kjent med hverandre ved å dele arbeidsstyrken opp i små grupper for personlige møter. Selskapet inviterte til og med ansatte ved kontoret i Amsterdam til å spille et virtuelt brettspill sammen.
Kaelyn Phillips, direktør for global talentutvikling hos Monster, har påpekt at prosessen med å introdusere en ny ekstern ansatt til resten av teamet ikke alltid trenger å være fokusert på arbeid, slik som Miros tilnærming viser.
Ms Phillips understreker at onboarding-prosessen – enten den skjer eksternt eller personlig – bør handle om mennesker.
«Det handler om å knytte kontakter og sørge for at personene føler de har begynt å jobbe på et sted som vil ha dem og som ønsker dem velkommen», sier hun.
bruk mentorer eller et vennesystem
Hvis du har en rekke eksterne ansatte som alle starter samtidig, kan det være mye å tjene på å implementere et vennesystem som hjelper ansatte å lære og bli kjent med virksomheten sammen. I tillegg til å støtte læring og utvikling, kan denne tilnærmingen skape en følelse av fellesskap og vennskap som er svært verdifullt for folk som bruker mye tid på å jobbe alene.
En annen strategi som kan vise seg svært effektiv er å introdusere mentorer. Når en ny ansatt kommer inn i organisasjonen, kan det å gi dem en mentor hjelpe dem til å bli kjent med selskapet og etablere seg så raskt som mulig, noe som øker sannsynligheten for at de vil oppfylle sitt potensial og bli et produktivt medlem av arbeidsstyrken.
Mentoring kan også være en god måte for å videreføre de "myke ferdighetene" og kunnskapen som de mer erfarne ansatte har opparbeidet over mange år.
Disse fordelene kan vise seg å være spesielt verdifulle for nyansatte som jobber eksternt, og som sannsynligvis vil sette pris på en-til-en-engasjementet og de skreddersydde læringsmulighetene som en mentor kan gi.
skap en dedikert, virtuell onboarding-pakke
Forventer man at en tradisjonell tilnærming til onboarding skal fungere like godt med eksterne ansatte som med interne, kan dette vise seg å bli en kostbar feil. HR-avdelingen må tilpasse seg de unike kravene til fjernarbeid ved å designe en skreddersydd, virtuell onboardingpakke som nyansatte kan få på forhånd, slik at de har tid til å lese og absorbere den.
Pakken bør inneholde nøkkelressurser og den viktigste informasjonen nyansatte trenger for å starte stillingen på riktig fot, inkludert en oversikt over selskapets policyer, en personalhåndbok og detaljer om brukerstøtte.
Det er også viktig å inkludere detaljert veiledning om hvordan eksterne ansatte kan få tilgang til viktige verktøy og programvare, og hva de bør gjøre hvis de får tekniske problemer.
følg opp
Den eksterne onboarding-prosessen slutter ikke etter at en nyansettelse har vært hos deg i to eller tre uker. Selv om de på den tiden kan ha slått seg til ro i stillingen, kan de fortsatt ha noen bekymringer de ønsker å ta opp eller spørsmål de ikke har hatt mulighet til å stille.
Det er viktig å følge opp de tidligste stadiene av onboarding-prosessen og regelmessig ta kontakt med eksterne ansatte gjennom de første tre månedene. Dette vil hjelpe deg med å få en klar ide om hva de synes om jobben, hvor tilfreds de er og om de trenger spesifikk opplæring eller støtte.
Noen selskaper kan også velge å spre onboarding-prosedyrene sine ut over et helt år, avhengig av stillingens innhold og kompleksitet.
I tillegg til å hjelpe nyansatte med å få en best mulig start på arbeidsforholdet, kan det å gjøre en langsiktig tilnærming hjelpe deg med å få innsikt i effektiviteten på den eksterne onboarding-prosessen og hvordan den kan forbedres.
Randstad har laget en veiledning som utforsker dette emnet og som anbefaler en rekke tiltak du kan gjøre for å få mest mulig ut av virtuelle onboarding-metoder og skape de beste resultatene for alle parter.
Veiledningen fremhever beste praksis på viktige områder, for eksempel ved å utarbeide en opplæringsplan for den eksterne arbeidsstyrken og opprettholde samhandling ansikt til ansikt mellom medarbeidere.