do's and don'ts på den hybride arbeidsplassen.

Nå som ringvirkningene fra pandemien begynner å avta, må arbeidsgiverne og de ansatte forberede seg på arbeidslivet i det post-pandemiske markedet. Mange arbeidsgivere sliter med beslutningen om de skal fortsette med hjemmekontorsmodellene som kom i stand under pandemien, hente alle ansatte tilbake på kontoret på fulltid eller utvikle en ny, hybrid arbeidsmodell der man kan veksle mellom å jobbe på kontoret og hjemmefra.

Våre undersøkelser viser at arbeidstakerne sannsynligvis er klare for å slutte å jobbe hjemmefra på fulltid. Ifølge Randstad Workmonitor-undersøkelsene våre er 78 % av den globale arbeidsstyrken klare til å komme tilbake på jobb, i hvert fall deler av tiden. Imidlertid er enkelte av disse ansatte ikke helt klare for å komme tilbake på kontoret på heltid. Faktisk mener en av tre ansatte at en hybrid arbeidsmodell er den mest ideelle ordningen, og opp mot en av fire ønsker seg fleksibel arbeidstid.

Med dette i bakhodet kommer det neppe som en overraskelse at store selskaper som Microsoft, Google, Randstad Global og Ford Motors allerede investerer i hybridarbeid.

Hva er den hybride arbeidsmodellen, og kan den fungere for selskapet ditt? I denne artikkelen får du mer informasjon om hybride arbeidsmodeller og tips til hvordan du kan etablere en produktiv hybrid arbeidsplass.

hva er den hybride arbeidsmodellen?

Den hybride arbeidsmodellen inneholder aspekter fra både onsite- og fjernarbeidsmodellene. Dette kan fungere på to ulike måter: Det vanligste er at arbeidsgiver lar de ansatte jobbe noen dager hjemmefra, og noen dager på kontoret, mens den andre modellen går ut på at noen ansatte kan jobbe eksternt, mens andre må jobbe på kontoret.

Det er en rekke fordeler ved å investere i en hybrid arbeidsmodell, blant annet:

• økt produktivitet: Undersøkelsene våre viser at 34 % av de spurte arbeidsgiverne innrømmer at de observerte en økning i produktiviteten hos ansatte som måtte jobbe eksternt.
• større medarbeidertilfredshet: Andre studier viser at 35 % av de ansatte som ble spurt, anser den hybride arbeidsmodellen som den ideelle måten å jobbe på.
• større kandidatpool: Hvis de ansatte bare er nødt til å jobbe på kontoret enkelte dager i uken, kan det bli enklere å tiltrekke attraktive kandidater som vil ha en mer fleksibel arbeidshverdag eller ikke vil bruke tid på å reise til og fra jobb hver dag.
• bedre beredskap: Selv om ringvirkningene av covid-19 nå er i ferd med å avta, er fremtiden fortsatt uviss. Ved å ha en hybrid arbeidsmodell kan du sørge for at de ansatte også er forberedt på nye forstyrrelser som kan komme.

Last ned miniguiden vår for å lese mer om hva som skal til for å styrke engasjementet på en hybrid arbeidsplass.

anbefalinger for den hybride arbeidsmodellen: dette bør du gjøre – og ikke gjøre

Hvis du vurderer å ta i bruk en hybrid arbeidsmodell, er det viktig å ha en god plan på plass helt fra start. For å hjelpe deg å komme i gang har vi laget en liste over ting du bør gjøre og ikke gjøre når du skal gå over til en mer hybrid tilnærming.

gjør dette:

sett deg inn i de ansattes behov

I det store og hele brettet arbeidstakere over hele verden opp ermene og gjorde det som skulle til for å komme gjennom pandemien. Nå som ting sakte vender tilbake til normalen, må de ansatte likevel fortsatt håndtere ulike utfordringer både på jobb og privat. Det er selvsagt ikke mulig å lage en arbeidsmodell som imøtekommer hver eneste ansatts behov, men du kan danne deg et bilde av de viktigste utfordringene de ansatte står overfor.

Når du har denne kunnskapen, kan du utarbeide en hybridmodell som legger til rette for økt produktivitet og større medarbeidertilfredshet, der de ansatte kan få en bedre balanse mellom jobb og fritid. Like viktig er det å jevnlig følge opp med de ansatte for å se hva som fungerer bra og mindre bra med den nye modellen, og gjøre justeringer etter behov.

gjør dette: etabler tydelige forventninger

Studier viser at de ansatte ønsker seg tydeligere retningslinjer og bedre veiledning i den hybride måten å arbeide på. Kort sagt vil de vite hva som forventes av dem. Ifølge Randstad Workmonitor-undersøkelsene våre ønsker 27 % av de ansatte seg tydeligere retningslinjer for hvordan man skal legge opp arbeidstiden, mens 24 % vil ha klarere rutiner for arbeidet både eksternt og på kontoret.

Når du lager nye retningslinjer for den hybride arbeidsplassen, må du alltid være tydelig og konsis. De ansatte må vite hva som forventes av dem (arbeidstid, kommunikasjon og svartider mv.) når de jobber hjemmefra og på kontoret. De må også få tydelig informasjon om hvordan prestasjoner og resultater på jobben skal måles, og hvem de skal kontakte om det er noe.

gjør dette: invester i kommunikasjonsverktøy

Kommunikasjon er en av de største utfordringene ved den hybride arbeidsmodellen. Det er imidlertid helt avgjørende å sørge for at både de som jobber på kontoret og de som jobber eksternt, er oppdatert og på samme bølgelengde – hvis ikke kan det oppstå svikt i kommunikasjonen som kan sette selskapets omdømme i fare.

Hvis de ansatte har jobbet hjemmefra siden pandemien inntraff, har du nok allerede måttet hanskes med en rekke kommunikasjonsutfordringer. Heldigvis har teknologiutviklingen de siste årene gitt oss en rekke gode kommunikasjonsverktøy. Bruk litt tid på å kartlegge hvor det kan finnes flaskehalser i kommunikasjonen i bedriften, og se om det finnes alternative kommunikasjonsmåter dere kan bruke for å løse disse hindringene.

gjør dette: omstrukturer kontorområdene

En ny arbeidsmodell innebærer nye måter å arbeide på, som igjen kan gjøre det nødvendig å omstrukturere miljøet man jobber i. Tenk over hvordan de ansatte skal jobbe hjemmefra og på kontoret. De dagene man er på kontoret, bør man ha fokus på teambygging, samarbeid, møter, brainstorming og opplæring. Det vil bli svært viktig å ha rom for denne typen møter blant de ansatte når selskapet skal gå over til den hybride arbeidsmodellen.

Det betyr ikke at dere må investere i kostbar oppussing eller flytte til nye lokaler – bare at man må tenke nytt om hvordan arbeidsplassen er strukturert. For eksempel: Hvis de ansatte veksler på hvilke dager de jobber på kontoret, kan du opprette felles kontorlokaler og konvertere resten av kontorene til møterom.

gjør dette: prioriter trygghet på arbeidsplassen

Selv om de ansatte kanskje er klare for å komme tilbake på jobb, er det nok også med en viss nervøsitet. Blant dem som oppgir at de er nervøse for å komme tilbake på jobb, sier 45 % at bekymringer knyttet til covid-19 er den viktigste årsaken til at de føler seg utrygge. Arbeidsgiver kan gjøre mye for å dempe dette ved å iverksette tiltak for å gjøre den post-pandemiske arbeidsplassen tryggere.

Ved å sørge for at ting som munnbind og håndsprit er tilgjengelig på arbeidsplassen, implementere gode rutiner for testing og tilrettelegge for sosial distansering og fleksible arbeidstider, kan du bidra til at de ansatte føler seg tryggere på jobb.

ikke gjør dette

ikke: la de ansatte måtte ta alle beslutninger selv

Det kan kanskje virke ideelt å la hver enkelt ansatt bestemme selv hvilke dager de skal jobbe hjemmefra og på kontoret – men med mindre disse ansatte jobber helt uavhengig av kollegene, kan en slik ordning gi grobunn for en rekke problemer.

For det første kommer de fleste ansatte da til å velge å jobbe hjemmefra på mandager og/eller fredager. Hvis målet er at det skal være færre ansatte på kontoret til enhver tid, kan dette bli et stort hinder. For det andre blir det ikke mulig å sørge for at arbeidsplassen er et sted som stimulerer til kreativitet, innovasjon og teambygging hvis teammedlemmene bytter på når de er på jobb.

En bedre hybridmodell er en der teamlederne går sammen med medarbeiderne om å fastsette rammene for fjernarbeid. Du kan fortsatt tilby fleksibel arbeidstid til en viss grad, men den hybride arbeidsmodellen fungerer best når arbeidshverdagen fastsettes på team-, avdelings- eller bedriftsnivå.

ikke: vær for kjapp med å innføre permanente ordninger

Det er viktig å helt fra starten være bevisst på at det tar tid å utarbeide en hybrid arbeidsmodell. Det er svært sannsynlig at retningslinjene du får på plass i dag, må justeres i løpet av de kommende ukene og månedene – ja, faktisk kan det ta flere år å utvikle en hybrid arbeidsplass som fungerer optimalt for bedriften. Det er helt greit å gjøre slike endringer underveis som en del av prosessen med å omstrukturere virksomheten.

Du bør derimot ikke gjøre den feilen å love at de nye arbeidsordningene er hogget i stein. I stedet bør du fortelle de ansatte at det å utvikle en hybrid arbeidsmodell er en løpende prosess, og at selskapet jevnlig kommer til å evaluere effektiviteten og gjøre endringer ved behov.

ikke: skap en ’oss og dem’-mentalitet blant de ansatte

Et annet problem som raskt kan gjøre seg gjeldende i den hybride arbeidsmodellen, er at det utvikles en ’oss og dem’-tankegang. Dette er særlig aktuelt når noen ansatte jobber fulltid på kontoret, mens andre jobber eksternt eller veksler mellom å jobbe hjemmefra og på kontoret. Mange er så vant til å jobbe på kontoret at det kan være vanskelig å huske på at kollegene som jobber eksternt, ikke er til stede og kan delta i samtalen eller ha kjennskap til alt som skjer på jobben.

Det er helt avgjørende å sørge for at alle ansatte holdes oppdatert og har tilgang til alt materialet de trenger, når de trenger det. For eksempel kan ledere som jobber onsite sende ut en daglig oppsummering med viktig informasjon. Når man gir de som jobber på kontoret ansvaret for at eksterne ansatte holdes oppdatert, blir informasjonsflyten bedre.

ikke: overdigitaliser jobben

«Digital utbrenthet» er en reell ting, og det kan gå hardt ut over produktiviteten. Nyere studier utført av Microsoft avdekket at antallet teammøter ble doblet fra 2020 til 2021, og at møtene ble over tre ganger så lange – fra bare ti minutter i 2020 til i gjennomsnitt 35-45 minutter i 2021. De viste også at det ble en skarp økning i antallet chatmeldinger og e-poster som ble sendt per dag.

For at fjernarbeid skal bli en effektiv realitet, må arbeidsgiverne ta tak i denne utfordringen. Her er noen strategier som kan bidra til å redusere stress blant de ansatte:

• oppmuntre ledere til å sende ut en agenda i forkant av møter, slik at bare de som trenger å være med, deltar
• gjør det mulig for de ansatte å sette av tid der de ikke skal forstyrres, slik at de kan jobbe uten distraksjoner
• oppfordre ansatte til å tenke mer kritisk over om – og til hvem – det er nødvendig å sende e-post

ikke: fokuser på bare jobb

Et rent jobbfokus uten pauser og rom for moro og sosialisering er lite fruktbart. Det er viktig med pustehull i hverdagen. Studier viser at mangel på pauser i løpet av dagen kan føre til sperrer for kreativitet og være et hinder for innovasjon. Andre studier viser at ansatte som tar pauser, gjerne er mer produktive enn de som ikke gjør det.

I tillegg oppgir 27 % av arbeidstakerne at en stor utfordring ved fjernarbeid var følelsen av isolasjon. Selskapet ditt kan bidra til å både dempe denne følelsen av isolasjon og stimulere til kreativitet samtidig ved å arrangere sosiale pustehull i løpet av dagen for både de som jobber eksternt og på kontoret. Du kan for eksempel arrangere virtuelle kaffepauser, quiz i lunsjen og virtuell fredagspils etter jobb.

hovedpunkter

• 78 % av den globale arbeidsstyrken er klar for å komme tilbake på kontoret, i hvert fall deler av tiden.
• Mer enn en av tre arbeidstakere ønsker seg en hybrid arbeidsmodell.
• 54 % av arbeidstakerne oppgir at de allerede har muligheten til å ha en hybrid arbeidshverdag.
• 24 % av arbeidstakerne vil at arbeidsgiver skal gi tydeligere retningslinjer for når man kan jobbe eksternt og på kontoret.
• Arbeidsgiverne må ta styringen når den hybride arbeidsmodellen skal etableres.
• Det er avgjørende å skape et nytt arbeidsmiljø som er tilrettelagt for samarbeid og covid-forebygging.
• Arbeidsgiverne kan bidra til å forebygge digital utbrenthet på arbeidsplassen ved å lage meningsfulle retningslinjer som begrenser antallet digitale kontaktflater man må forholde seg til.

Du kan få flere tips til hvordan bedriften kan utvikle en effektiv hybrid arbeidsmodell som gir økt produksjon, større medarbeidertilfredshet og større ansattlojalitet, ved å laste ned miniguiden vår til styrking av medarbeiderengasjementet i et hybrid arbeidsmiljø.