av Linn Falao Welin, 2020-04-24 08:00

Våren 2020 har satt fokus på digitale løsninger innenfor rekruttering. Når man ikke lenger kan møtes ansikt til ansikt, blir man som arbeidsgiver nødt til å finne alternativer for å komme i mål med ansettelsene. Det har derfor vært stor oppmerksomhet knyttet til bruk av videosystemer i intervjusettinger, men det finnes også andre deler av rekrutteringsprosessen som med fordel kan digitaliseres. 

referansesjekk-1587665417-501b02b08820dcee0c8eFeilansettelser koster norske bedrifter milliarder hvert år. Selskapene mister tid, penger og produktivitet ved at feil person blir ansatt. Det anslås at kostnadene ved å ansette feil kandidat ligger på  30% - 200% mer enn lønnskostnadene til vedkommende. Med andre ord blir det fort veldig dyrt. I tillegg til direkte kostnader tar det lang tid, og er utmattende å starte nye prosesser. Forhastede ansettelsesprosesser kan føre til økende turn-over i virksomheten. 

avgjørende informasjonssjekk

Et av de viktigste verkøyene for en rekrutterer blir derfor referansesjekken. Det er her kandidatens kvaliteter skal bekreftes av en tredjepart, og det er avgjørende at man får gjennomført sjekken på en måte som sikrer at man innhenter all relevant informasjon. 

Selv om referansesjekk er viktig, så er det også en tidkrevende del av rekrutteringsprosessen. Man ønsker å sikre seg all nødvendig informasjon om kandidater i prosess, samtidig som tiden er knapp. Det kan også være utfordrende å få tak i referansepersoner, da de fleste er travle i arbeidshverdagen. I tillegg må man være strukturert under samtalen, slik at man sørger for å få med alle vesentlige aspekter. 

digitale alternativer

I stedet for å gi opp å få dialog med referansepersonene fordi de ikke svarer på telefon kan det være et alternativ å velge en digital prosess. Flere og flere har tatt i bruk digitale verktøy, som både kvalitetssikrer og effektiviserer prosessen rundt referansesjekker, samtidig som svarprosenten økes.

LES MER: hvordan ansette når dere ikke kan møtes?

Digitaliseringen har tatt norsk arbeidsliv med storm, noe som påvirker HR og rekruttering i aller høyeste grad. Her gjelder det å følge med på trender, og ta i bruk tilgjengelige verktøy som kan forbedre og effektivisere din arbeidshverdag. Det er flere bedrifter som leverer tjenester for elektronisk referansesjekk, bl.a. Checkster, Xref og Skillsurvey. 

For å velge riktig verktøy bør man ta hensyn til faktorer som: 

Er verktøyet GDPR-godkjent, hvilke muligheter har jeg for support, hvordan kan det integreres med mine eksisterende applikasjoner, brukervennlighet, rapporteringsmuligheter, muligheter til å tilpasse mine HR-prosesser osv. Vi i Randstad har lang erfaring med dette, så ta gjerne kontakt med oss dersom du ønsker våre innspill. 

last ned referanseguide.

hva kan elektroniske referansesjekk gi deg?

  • Tidsbesparende for både rekrutterer og for referansepersonen.
  • Referansen sendes ut via e-post og mottaker velger selv sted og tid for når de ønsker å svare.
  • Sannsynligheten for at du når referansepersonene øker.
  • Du sikrer deg at du kontakter den du skal - systemet kan fange opp om man forsøker å stille som sin egen referanse.
  • Når alle har besvart, vil du enkelt kunne sammenlikne svarene fra de ulike referansepersonene.
  • Du kan selv skreddersy referanseintervjuene og tilpasse i forhold til hver enkelt stilling.

gjør deg opp noen tanker om følgende:

  • Hva ønsker du svar på? (Forbered deg på å stille gode og relevante spørsmål i referanseskjemaet)
  • Hvor lang tid skal du bruke (Time is money)
  • Hvem bør du snakke med? (Vurder hvor relevant og objektiv referansepersonen er)
  • Hvor mange bør kontaktes (Er du virkelig fornøyd med kun èn god referanse?)

Når du vet hva du skal fokusere på i en referansesjekk, vil du kunne tilpasse referanseskjemaene med de spørsmålene du ønsker. En viktig faktor er å stille åpne spørsmål, slik at du får mest mulig informasjon tilbake. Et eksempel kan være: "Har vedkommende hatt noe nevneverdig fravær?". Her vil du mest sannsynlig få et ja/nei svar. I stedet kan du formulere spørsmålet slik: "Kan du beskrive vedkommendes fravær i perioden han/hun jobbet hos dere?".
Ved å formulerere deg på denne måten, vil du få et mer presist bilde av kandidaten, og du vil kunne avdekke sider som kanskje ikke kom fram i intervjuet.

For flere gode tips, se eksempel på referansemal her.

last ned referanseguide.

Kommenter dette innlegget