hva vi har lært om å lede en hybrid arbeidsplass.

Det er ingen tvil om at covid-19 hadde en enorm innvirkning på arbeidslivet og tvang mange av oss til å tenke nytt om arbeidsmodellene vi bruker. Selv om mange i Randstad delvis har jobbet eksternt, tvang pandemien de ansatte til å brått gå over til en fullverdig fjernarbeidsmodell.

Da kontorene begynte å åpne igjen, ble det raskt klart at en hybrid arbeidsmodell var den foretrukne ordningen blant de ansatte. Dette ønsket om større fleksibilitet er i tråd med resultatene fra Workmonitor-undersøkelsen vår, der en av tre ansatte oppga at de anser den hybride arbeidsmodellen som den mest ideelle ordningen. Videre ønsker nesten en av fire ansatte fleksibel arbeidstid.  

nesten en av fire ansatte ønsker fleksibel arbeidstid.  

Derfor har vi nå gått i gang med å bygge en hybrid arbeidsplass som er i tråd med bedriftskulturen vår og lar de ansatte fungere på sitt beste. Her er en titt på alt vi har lært så langt. 

vi skal la de ansatte være den beste utgaven av seg selv

Som HR-direktør i Randstad har jeg fokus på å skape en arbeidsplass der alle ansatte kan fungere på sitt beste – å være den beste utgaven av seg selv. Dette kjerneprinsippet henger tett sammen med bedriftskulturen vår og troen på at når vi alle kan være den beste utgaven av oss selv, skaper det større tilfredshet blant både kunder, kandidater og ansatte.

Under pandemien var dette fokuset en prioritet for oss, og det skal vi fortsette med i overgangen til den hybride arbeidsmodellen. Denne prosessen er ikke ferdig over natten, og vi kunne ikke gått i gang med dette uten å først få innspill fra de ansatte.

Så snart vi fikk dannet oss et tydeligere bilde av de ansattes behov, var vi bedre posisjonert til å kunne skape et miljø der de kunne fungere på sitt beste – uansett om de jobbet hjemmefra eller på kontoret.

For eksempel har vi gjort justeringer på ordningene for kjøp av utstyr til hjemmekontor, slik at vi forsøker å legge bedre til rette for å jobbe hjemmefra

Stadige tilbakemeldinger og innspill fra våre ansatte er noe vi setter høyt i Randstad, og vi gjennomfører derfor jevnlige medarbeiderundersøkelser med problemstillinger knyttet til arbeidsmiljø, engasjement og tilfredshet med arbeidet. I forbindelse med covid-19 og det faktum at vi måtte flytte mange ansatte på hjemmekontor, bestemte vi oss for å øke frekvensen på disse undersøkelsene, samt å legge til spørsmål knyttet til fjernarbeidet og hvordan de ansatte opplevde at Randstad som en arbeidsgiver håndterte pandemien. Basert på disse pulsmålingene kunne vi få enda viktigere innspill fra våre ansatte for å planlegge veien videre.

en arbeidshverdag bygget rundt valgmuligheter

Som en organisasjon med sterk tro på at folk skal kunne styre sin egen karriere og trivsel, visste vi at vi ville gi de ansatte en stemme i hvordan deres egen hybride arbeidshverdag skulle se ut.

Vi innså at den hybride arbeidsmodellen ikke ville arte seg likt for alle ansatte. Arbeidsstyrken vår består av både introverte og ekstroverte personer, ansatte med barn og aleneboende ansatte, folk som bor nærmere kontoret og folk med lang reisevei. Vi ønsker ikke å ignorere alle disse forskjellene eller bygge en uniform arbeidsmodell som alle skal passe inn i.

Vi mener at en skreddersydd tilnærming er det som fungerer best. Derfor oppfordrer vi hver enkelt ansatt til å reflektere rundt deres egen rolle og ta en vurdering av hvilke ansvarsområder de må håndtere på kontoret, og hva de kan fortsette å gjøre eksternt. De ansatte må også være bevisste på behovene til teamet de jobber i, og til organisasjonen som helhet.

I tillegg jobber vi med å utvikle retningslinjer for lederne hos oss som kan være til hjelp i den løpende dialogen med medarbeiderne, i tillegg til de ordinære 1:1-møtene og «fot i bakken»-samtalene. Sammen kan de finne frem til en arbeidsstruktur som gjør det mulig for hver enkelt ansatt å være den beste utgaven av seg selv, samtidig som teamet også får forutsetninger for å prestere maksimalt.

(over)kommuniser

Hvis det var ett område jeg hadde undervurdert, var det behovet for løpende og konsistent kommunikasjon. Selv om jeg visste fra starten av at kommunikasjon ville bli en sentral komponent i overgangen til en hybrid arbeidsmodell, ble det fortsatt til at jeg undervurderte det. Jeg kan ikke understreke nok hvor viktig det er å kommunisere – også selv om det ikke er noen bestemt informasjon som skal formidles, må dere holde kontakten. 

Behovet for løpende kommunikasjon er enda viktigere når vi skal tilbake på kontoret igjen. Pandemien genererte masse stress blant de ansatte, og mange er nervøse for hvordan veien videre blir. Faktisk viser den nyeste Randstad Workmonitor-undersøkelsen vår at nærmere halvparten av den globale arbeidsstyrken oppgir at de er mer stresset etter at pandemien kom, og 50 % av arbeidstakerne er bekymret for å bli smittet av covid-19 på arbeidsplassen. 

Vi fant at den beste måten å bidra til å dempe noe av dette stresset på er å holde de ansatte så informert som mulig. For eksempel sendte vi ut hyppige covid-19-oppdateringer slik at de ansatte vet at vi er à jour med de nyeste reglene til enhver tid.

Siden vi fortsatt er i prosessen med å skape en hybridmodell, kan det til tider være vanskelig å komme med tydelig kommunikasjon. Jeg måtte lære at det faktisk er greit å ikke ha alle svarene ennå. Det viktigste er å ha tett kontakt med folkene dine og gi de beste rådene du kan gi der og da – selv om det kanskje betyr at du må si at «det er noe vi fortsatt jobber med».

Vil få tilgang til workshopmaterialet vi brukte for å jobbe med vår egen arbeidsplass og organisering? Last det ned ved å klikke på knappen under.

 viktigheten av «touch moments»

Et sentralt element i Randstads forretningsstrategi er konseptet «tech and touch».

Vi vet at teknologi kan være til hjelp for oss alle i dagliglivet, og vi jobber allerede hardt for å få teknologien til å fungere på best mulig måte for oss. Men ut fra vår lange erfaring vet vi også at den mellommenneskelige kontakten er den viktigste delen av virksomheten vår. Vi blir bedre i stand til å hjelpe kundene og kandidatene våre når vi kan etablere genuine tillitsbaserte relasjoner. Dette gjelder også for hvordan vi forholder oss til våre egne ansatte.

Før pandemien var «touch moments» – mellommenneskelige møter og interaksjoner – en naturlig del av hverdagen på kontoret. Vi støtte på kolleger på vei ned gangen, spiste lunsj sammen i kantinen og kunne tromme sammen til improviserte møter på kontoret eller reise til et av de forskjellige avdelingskontorene til Randstad.

Dette står i klar kontrast til hvordan det har vært under pandemien, og til dels fortsatt er. Nå må vi gjøre en bevisst innsats for å holde kontakten og skape «touch moments» med kollegene våre. Dette handler ikke bare om jobb, men omfatter også uformelle og morsomme måter kollegene kan sosialisere og snakke sammen på.

nye arbeidsmiljøer for en hybrid arbeidsmodell

For å oppfylle kravene til en hybridmodell på selve arbeidsplassen er det et par ting man må huske på for at den skal bli så god som mulig. Når vi ber ansatte tenke gjennom hvilke oppgaver de utfører best, henholdsvis hjemme og på kontoret, forventer vi at de bruker hjemmekontoret til arbeid som krever uforstyrret konsentrasjon, f.eks. å sette sammen en presentasjon, og Randstads kontor for samhandling og samarbeid.

Med dette i bakhodet trengs både steder for samarbeid og spesielle rom med skjermer og tavler for gruppeprosjektarbeid. Allerede før pandemien hadde vi flere kontorer i Randstad som var utformet på denne måten, og som er basert på en aktivitetsbasert modell. Vi har selvfølgelig også mange individuelle arbeidsstasjoner som ansatte bruker mellom møtene.

Denne typen kontordesign er også med på å styrke bedriftskulturen vår, da den skaper rom som fremmer menneskelig interaksjon.

eksperimenter – lær – juster

Pandemien er fortsatt overhengende fare, og rådene fra myndighetene kan raskt endre seg – både her i Norge og i resten av verden. Jeg fant ut at vi bare må akseptere det faktum at det fortsatt er mye usikkerhet. Derfor må vi også være smidige nok til å tilpasse oss raskt og effektivt når ting forandrer seg.

Det å skape en hybrid arbeidsplass er ikke noe som skjer over natten. Det er en kontinuerlig prosess, og den kommer til å vare en viss tid fremover. Det er greit å gå gjennom perioder der ikke alt er helt avklart, hvis vi jobber for å utvikle den optimale arbeidsmodellen.

For å oppnå dette må vi eksperimentere med ulike formater, samle teamene og drøfte hva som fungerte og ikke, og gjøre endringer ved behov. Denne prosessen gir oss rom til å vokse og bygge en hybrid arbeidsplass der vi kan oppnå at man er den beste utgav en av seg selv, har det beste teamet og oppnår de beste resultatene.

Vil få tilgang til workshopmaterialet vi brukte for å jobbe med vår egen arbeidsplass og organisering? Last det ned ved å klikke på knappen under.