slik kan randstad hjelpe deg å håndtere jobbfraværet.

Jobbfravær er et problem alle virksomheter opplever, og det er særlig utfordrende når bedriften har mange ansatte. Hyppig fravær kan imidlertid være en kilde til betydelige utgifter – og ødeleggende for produktiviteten.

Noen ganger kan fraværet påvirkes av ekstraordinære eller uforutsette hendelser – som den verdensomspennende covid-19-pandemien. I de fleste tilfeller skyldes jobbfraværet imidlertid ting som fysisk sykdom, skader, omsorgsforpliktelser eller mistrivsel på jobb.

Uansett hva de eksterne omstendighetene eller påvirkningsfaktorene er, må du proaktivt ta tak i fraværet for å forhindre at det går ut over virksomheten. 

I denne bloggen belyser vi noen av måtene Randstad kan hjelpe deg å få kontroll over dette problemet på, fra umiddelbar bemanningshjelp til løsninger for langsiktig bemanningsstyring og forbedret oppfølging av de ansatte.

personell når du trenger det

Først og fremst trenger du å ha en arbeidsstyrke som har rett kapasitet til å holde hjulene i kjernevirksomheten i gang - og da erjobbfravær en umiddelbar kilde til avbrudd og problemer i de grunnleggende prosessene.

For eksempel gikk nærmere fem arbeidsdager tapt for hver medarbeider i produksjonsselskaper i USA i 2021 (basert på i snitt 250 arbeidsdager per år). I Canada var det enda verre, der tallet for tilsvarende næringer var 12 arbeidsdager i samme tidsperiode.

Det betyr at det er helt avgjørende å respondere raskt når virksomheten din er underbemannet, for å opprettholde et produktivt og effektivt arbeidsmiljø.

Vi kan hjelpe deg ved å gi deg umiddelbar tilgang til et grundig kvalitetssikret, pålitelig nettverk av ressurspersoner. Når du allerede befinner deg i en situasjon der du sliter med redusert kapasitet, har du ikke tid til å hente inn og evaluere personell som kan steppe inn på kort varsel for å fylle hullene i arbeidsstyrken.

Vi kan forberede en talentpool på dine vegne, med ressurspersoner som står klare til innsats når du trenger dem. Når du har en kilde med forhåndskvalifiserte arbeidstakere som kjenner bransjen og kan tette bemanningshullene på forespørsel, kan du raskt sikre at hjulene kommer skikkelig i gang igjen.

Ved å la et pålitelig og erfarent HR-selskap ta seg av denne prosessen sparer du tid, samtidig som du kan være trygg på at du får inn folk som er grundig sjekket og evaluert før de anbefales. Unngå å bruke tid på å lese gjennom søknader – bare for å oppleve at personen du velger, ikke en gang møter opp første dag.

Når du har et solid samarbeid med en rekrutteringspartner, kan du dra full nytte av potensialet til fleksibelt og midlertidig personell. Det betyr at du betaler for personalet du trenger, når du trenger dem – et kritisk viktig prinsipp når du har å gjøre med høyt lønnede personer med spesialisert kompetanse.

Vi har 60 års erfaring i å innfri rekrutterings- og bemanningsbehov hos organisasjoner på tvers av en rekke bransjer. Vi tar oss tid til å skaffe oss inngående innsikt i virksomheten din og de viktigste utfordringene, målene og prioritetsområdene, så vi kan levere den rette arbeidskraften i rette tid.

løsninger for planlegging og personaladministrasjon

Raske og responsive bemanningsløsninger er ofte avgjørende når du har et kortsiktig og umiddelbart behov for å styrke bemanningen. Det er imidlertid vel så viktig å ha et tydelig bilde av ressursene som allerede er tilgjengelige i den eksisterende arbeidsstyrken din, og nyttiggjøre deg kompetansen deres på best mulig måte.

Du bør prioritere å sikre at du alltid er i stand til å fylle kritiske roller – de som er essensielle for den daglige driften. En måte å gjøre dette på er ved å alltid ha ansatte i bakhånd som kan utføre arbeidsoppgaver med lavere prioritet når bemanningen er tilfredsstillende, men som også kan steppe inn og ta over kritiske oppgaver når fraværet er høyt.

Det er også svært viktig å ha på plass en plan for stillinger som krever spesialistutdanning eller nisjekompetanse som kan være vanskelig å finne på arbeidsmarkedet.

Nå som mangel på arbeidskraft er et økende problem, er det viktigere enn noensinne å investere i de ansatte som jobber for deg. Ved å la ansatte omskolere seg så de kan utføre andre funksjoner i organisasjonen, kan du utette kompetansehull uten å måtte hyre inn nye fast ansatte,

Harvard Business Review rapporterer at det å ha en «bootcamp»-mentalitet har hjulpet en rekke selskaper med å lære opp ansatte slik at de kan tilpasse seg nye prosesser. Denne metoden er særlig effektiv for produksjonsselskaper som raskt må sørge for at de ansatte omstiller seg til ny teknologi, som automatisering av produksjonslinjen.

I tillegg viser Randstads Workmonitor 2023-rapport at de ansatte selv ønsker å utvikle seg og lære nye ting. Nærmere en tredjedel er villige til å bytte jobb for å få flere utviklingsmuligheter. Alt dette betyr at du ved å tilrettelegge for kompetanseheving av ansatte kan gjøre organisasjonen mer effektiv samtidig som jobbtilfredsheten øker – noe alle vinner på!

Med Inhouse services-løsningen vår kan du få en bedre forståelse av de menneskelige ressursene du har i i organisasjonen, og optimalisere personalplanleggingen for å unngå problemer med underbemanning. Dette omfatter et fokus på planlegging og opplæring for å distribuere, utvikle og holde på arbeidsstyrken på best mulig måte.

støtteprogrammet vårt

Grunnleggende faktorer som lønn og frynsegoder spiller selvsagt en viktig rolle, men arbeidsgivere som vil bygge solide og varige relasjoner til de mest verdifulle ansatte, må tenke ut over det rent godtgjørelsesmessige.

Gallups State of the Global Workplace-undersøkelse ble gjennomført blant arbeidstakere i over 160 land. Undersøkelsen viste at jobbtilfredshet og livskvalitet henger uatskillelig sammen. Det betyr at ansatte som er fornøyde med jobben, er fornøyde med livet – og omvendt. Heldigvis er det mulig å skape et positivt og meningsfylt arbeidsmiljø så lenge du vet hva de ansatte vil ha.

Randstads Workmonitor 2023 tok en grundig titt på arbeidstakernes drømmer, håp og lengsler i alle alderskategorier – og fant at holdningene er i endring over hele linjen, idet de fleste (94 %) ønsker en bedre balanse mellom arbeid og fritid. Videre oppgir nærmere halvparten (48 %) av arbeidstakere på verdensbasis at de har sluttet i jobber som harmonerer dårlig med livet ellers.

Arbeidstakerne vil ha mer ut av jobben enn bare lønningsposen – de vil føle at de gjør en forskjell i verden. 36 % av arbeidstakerne i nordvest-Europa oppgir at de foretrekker å jobbe i en organisasjon som har felles sosiale og miljømessige mål som dem selv.

Arbeidsgivere som vil redusere fraværet og tiltrekke seg attraktive ressurspersoner, må ta på alvor at arbeidstakerne vektlegger fleksibilitet både med tanke på arbeidstider og arbeidssted. Opp mot tre fjerdedeler av respondentene ønsker fleksibilitet i hvor de jobber fra, men på tidspunktet da spørreundersøkelsen ble gjennomført, var det bare litt over halvparten som hadde mulighet til å jobbe hjemmefra. I tillegg oppga 45 % at de ikke ville takket ja til en jobb der de ikke kunne styre abreidstiden selv i en viss grad.

Momenter som å ha en god balanse mellom jobb og fritid, fleksibilitet og et positivt arbeidsmiljø er direkte forbundet med jobbfraværet, siden folk som trives og føler seg engasjert i jobben, har mindre sannsynlighet for å ta seg fri som følge av problemer som stress, angst og utbrenthet.

I tillegg er det lettere å ha åpne og fruktbare samtaler med de ansatte ved å bli kjent med og samarbeide tett med dem, noe som kan gjøre det enklere å forhindre problemer med underbemanning.

En viktig del av tilbudet vårt til kunder er støtteprogrammet som inngår i inhouse-løsningen vår. Det kan brukes til å kartlegge hva som virkelig betyr noe for de ansatte og eventuelle problemer folk opplever, og dermed også hvorfor fraværet i organisasjonen er høyt.

Et annet sentralt element i inhouse-tilnærmingen vår er å ha en konsulent basert onsite i virksomheten, der det er mulig. Dette gjør oss i stand til å danne oss et førstehånds bilde av arbeidsplassen og hvilke endringer som kan gjøre arbeidsstyrken som helhet friskere, tryggere og mer fornøyd. Vi vet hva som skal til for å engasjere og motivere ansatte, og kan bidra til å utvikle strategier som er unike for bransjen og virksomheten din.

Du får også støtte av et bredere team som kan gi bredere perspektiver på rekrutterings- og HR-prosessene i sin helhet – på en objektiv måte.

en helhetlig tilnærming

Når underbemanning på grunn av fravær utvikler seg til et alvorlig problem, må du se etter dynamiske strategier som passer til dine konkrete behov. Du vil trolig se at løsninger for effektiv bemanningsstyring ikke kan kokes ned til ett enkelt tiltak eller én enkel metode, men at du snarere må bruke en rekke tiltak som spiller sammen for å oppnå positive resultater som holder seg over tid.

Begynn med å skaffe deg innsikt i hvilke ressurser du trenger, og følg opp med å kartlegge potensialet du sitter på i dag. Ved å først bruke kompetansen og ressursene du allerede har tilgjengelig, er du bedre stilt til å identifisere hvilke roller du må fylle i fremtiden. Med intelligent rekruttering og ekspertråd fra en HR-partner vil du raskt kunne opparbeide deg en pool med midlertidig arbeidskraft som står klare til å steppe inn når virksomheten er underbemannet.

Når arbeidsstyrken er på plass, kan du kartlegge de viktigste arbeidsoppgavene og sørge for at du alltid har noen som kan trå til hvis en ansatt plutselig ikke kan jobbe.  Hvis du skal omstrukturere eller oppskalere virksomheten, må du få oversikt over hvilke kompetansehull du står overfor i fremtiden, og hvem som skal tette dem.

I tillegg til å være responsiv og rask til å respondere på bemanningsutfordringer må du ha en proaktiv dialog med de ansatte. Når du raskt kan komme til bunns i problemer som oppstår i virksomheten, kan du sikre at de ansatte opplever jobben som meningsfylt – og får bedre livskvalitet.

Til slutt må du ikke glemme at fysiske problemer topper listen over grunner til at folk er borte fra jobben. Tilby insentiver på jobben som oppmuntrer til en sunn og aktiv livsstil, for eksempel treningstimer, sunne mellommåltider og måltidsalternativer pluss tiltak for økt fysisk aktivitet, for eksempel skrittkonkurranser i regi av bedriften.

Kort sagt må du ha en helhetlig tilnærming til personaladministrasjonen, der du vier like stor oppmerksomhet til temaer som trivsel, engasjement og jobbtilfredshet som de sentrale HR-prosessene, som til bemanningslpanlegging og rekruttering.

Randstad kan støtte deg i de ulike stadiene i prosessen for å redusere underbemanning og oppnå økt effektivitet, blant annet ved å:

• rekruttere og ansette fleksibelt personell til når du må trappe opp kapasiteten
• opprettholde og administrere en pool med ressurspersoner som kan trå til når det trengs
• optimalisere opplæringen for å hjelpe eksisterende ansatte å realisere sitt fulle potensial
• få innsikt i arbeidstakernes forventninger og ønsker

Les casestudien vår hvis du vil ha et eksempel på hvordan vi har hjulpet andre bedrifter med å håndtere bemanningsproblemer. I denne situasjonen hjalp vi et globalt logistikkselskap, som kontaktet oss etter at høyt fravær førte til brutte frister og høye overtidskostnader.