av Cathrine Torsvik, 2022-03-18 11:27

I den ideelle rekrutteringsverdenen er hver eneste jobbsøker riktig kandidat, og nyansatte jobber sammen i harmoni. Dessverre er realiteten en ganske annen; og man må forholde seg til turnover av ansatte – utskiftning av personell, eller «gjennomtrekk» i bedriften av ulike årsaker – og du må rekruttere nye folk som kan erstatte dem som slutter.

Noen typer turnover er ønskelige – for eksempel når engasjerte nyansatte erstatter uproduktive ansatte, siden dette gjerne forbedrer arbeidsmiljøet og arbeidsviljen blant de ansatte. Andre typer turnover er mindre gunstig. Når produktive ansatte slutter fordi de er misfornøyde, er det negativt for bedriften.

Den gode nyheten er at du kan styre turnover av ansatte til en viss grad. Mot slutten av dette innlegget skal vi avsløre tre nyttige strategier for å holde på ansatte – men først skal vi gå nærmere inn på hva turnover av ansatte handler om generelt, og deretter skal vi vise deg hvordan du kan regne ut tallene for to spesifikke former for dette.

hva er turnover av ansatte?

Enkelt sagt er turnover av ansatte – utskiftning av personell, eller «gjennomtrekk» – et mål på antall personer som forlater firmaet ditt over en bestemt tidsperiode. Jo høyere gjennomtrekk, jo større rekrutteringsinnsats kreves – og rekruttering blir fort kostbart i lengden. 

Økte kostnader til rekruttering er ikke den eneste ringvirkningen av høy turnover. Produktiviteten går ned, og nyansatte er mindre effektive enn resten av medarbeiderne en god stund etter at de er ansatt. Lagånden hos de ansatte svekkes også når folk forlater bedriften – særlig hvis de virker mer fornøyde på andre siden av gjerdet. Av og til kan det at en nøkkelansatt forlater bedriften, føre til et ras av oppsigelser idet andre ansatte følger etter.

De fleste selskaper måler utskiftning av personalet på kvartalsvis eller årlig basis. Noen bedrifter følger med på tallene for hele bedriften samlet, mens andre segmenterer tallene etter avdeling eller arbeidssted for å få dypere innsikt i tingenes tilstand. Jo mer data du samler inn om turnover av ansatte, jo mer informasjon får du. 

ulike former for turnover av ansatte

Turnover av ansatte kommer i ulike former. I denne delen skal vi gå gjennom ønsket, uønsket, frivillig og ufrivillig turnover – og vi skal også snakke om oppsigelser og nedbemanning.

ønsket kontra uønsket utskiftning av personell

Kan turnover av ansatte også ha positive sider? Ja. Når uproduktive arbeidstakere eller ansatte med negative holdninger forlater organisasjonen, kan dette gi en forbedring av moralen og lagånden på arbeidsplassen. Det er dyrt å ha ansatte som ikke jobber, og det kan redusere produktiviteten. Når de slutter, og du erstatter dem med motiverte og engasjerte personer, går produktiviteten nesten garantert opp. 

Hvis du jobber i et sesongbasert marked, kan det være at du må nedskalere arbeidsstyrken i lavsesong. I slike situasjoner er turnover nødvendig, fordi det er kostbart å holde folk på lønningslisten når det ikke er behov for dem.

På den andre enden av skalaen kan det være et stort tap når stjerneansatte slutter. De virkelig dyktige ansatte søker seg gjerne til grønnere enger hvis de er frustrert eller kjeder seg på jobben, og når de er borte, føler kollegene et tomrom, og de blir demoralisert. Denne typen utskiftning av personell er naturlig nok uønsket

frivillige oppsigelser

Frivillige oppsigelser kan være både positivt og negativt. Noen ganger kan ansatte som underpresterer, forlate bedriften i stedet for å komme med konstruktive tilbakemeldinger. Mange HR-eksperter anser dette som en form for ønskelig turnover. 

I de fleste tilfeller slutter imidlertid folk i jobben fordi de finner en annen stilling som passer bedre til ferdighetene eller de langsiktige karriereplanene deres – eller fordi de flytter til et annet sted. Slike frivillige oppsigelser er ikke ønskelige – men heldigvis er det også de som er lettest for deg å påvirke.

ufrivillige oppsigelser

Arbeidstakere som bryter selskapets regler, leverer dårlige resultater over tid eller forsømmer arbeidsforpliktelsene sine, må ta konsekvensene i form av ufrivillig oppsigelse: de får sparken. Denne typen ufrivillig oppsigelse regnes vanligvis som siste utvei. 

Oppsigelser går ikke alltid knirkefritt, og de er faktisk forbundet med en viss risiko. Hvis du ikke følger arbeidslovgivningen ett hundre prosent, kan selv tilsynelatende enkle oppsigelser kompliseres. Pass på at du overholder gjeldende arbeidslovgivning i området, inkludert reglene om sluttlønn, oppsigelsestid og utestående feriepenger.

Ufrivillige oppsigelser kan også være krevende for andre ansatte å forholde seg til. Når folk får sparken – særlig hvis oppsigelser er vanlig i bedriften eller på avdelingen – føler andre ansatte seg mindre trygge. Hvis du må si opp noen, må du betrygge de øvrige ansatte, være transparent og gi dem ros for godt utført arbeid. 

nedbemanning

Nedbemanning er aktuelt når selskaper reduserer antallet ansatte for å holde seg flytende gjennom trange økonomiske tider, når sesongprosjekter avsluttes og av andre forretningsmessige årsaker. Koronapandemien er et godt eksempel på en situasjon som har trigget nedbemanning i en rekke sektorer. Til tross for omfattende offentlige subsidier mistet mange arbeidstakere jobben, og svært mange måtte gå over på arbeidsledighetstrygd og stønader. 

Nedbemanning anses generelt som en form for ’rettferdig’ oppsigelse – forutsatt at arbeidsgiveren ikke bruker urettferdige utvalgskriterier når de utpeker de som ikke skal jobbe der lenger. Når folk må slutte i jobben som følge av nedbemanning, har de ofte rett til sluttpakker, så her er det viktig å kjenne til de lokale arbeidsrettslige lovene.

last ned guide

beregning av turnover

Det å beregne gjennomtrekk, eller turnover av ansatte, er ganske enkelt. Før du starter, må du fastsette tidsrammen du vil måle turnover i – de fleste organisasjoner gjør dette på kvartalsvis eller årlig basis. Deretter finner du ut hvor mange ansatte du hadde på begynnelsen av perioden, og hvor mange som var igjen på slutten av perioden. Legg sammen disse to tallene og del dem på to for å finne det gjennomsnittlige antallet ansatte. 

Så legger du sammen antallet personer som sluttet i bedriften i løpet av denne perioden. Du kan bruke følgende ligning til å finne prosenttallet for turnover i bedriften:

(Arbeidstakere som har sluttet ÷ gj.sn. antall arbeidstakere) x 100 = turnover av ansatte i prosent

Se for deg at du sysselsetter 200 personer 1. januar, og 196 personer 31. desember:

  • (200 + 196) ÷ 2 = 198 ansatte i gjennomsnitt

Mellom 1. januar og 31. desember sluttet 20 personer i selskapet. Når du har dette tallet, kan du beregne prosenttallet for turnover:

  • (20 ÷ 198) x 100 = 10,1 % turnover

Hvis du også benytter deg av midlertidig personell eller sesongarbeidere, bør du beregne turnover separat for denne gruppen for å finne turnover for deltids- og heltidsansatte så du får et mer presist bilde av personalomkostningene i bedriften.

faktisk turnover

Faktisk turnover viser til antallet ansatte du mister over en fastsatt kort tidsperiode. De fleste firmaer beregner dette tallet på månedlig basis. En av de beste grunnene til å beregne faktisk turnover er for å følge med på antallet personer som sier opp, sies opp eller nedbemannes, idet det skjer.

For å finne prosenttallet for dette bruker du bare ligningen for generell turnover ovenfor, men med et månedlig gjennomsnitt for de ansatte i stedet for årlig.

årlig turnover - prognose

Når du har tallet for faktisk turnover, kan du beregne tallet for årlig turnover. Dette er forventet turnover per måned eller år, og er informasjon du kan bruke til å planlegge rekrutteringskostnadene videre. 

Bare legg sammen det gjennomsnittlige antallet ansatte for hver måned, og del totalen på 12 for å få et gjennomsnittlig månedstall. Deretter legger du sammen antallet ansatte som sluttet i hver måned, og deler igjen totalen på 12 for å få et månedlig gjennomsnitt. Til slutt legger du inn tallene i ligningen for generell turnover for å få prosenttallet for gjennomsnittlig månedlig turnover.

hva er en god turnover-rate?

Det er ikke realistisk med en turnover-rate på null. Men hva er realistisk? Svaret avhenger av hvilken bransje det er snakk om. 

Turnover-rater i produksjonsindustrien, for eksempel, varierer fra land til land: noen elektronikkprodusenter i Kina opplever en turnover på så mye som 300 %, mens i USA mister fire av ti produksjonsselskaper over 20 % av arbeidstakerne årlig. Ifølge Make UK var turnover-raten blant ansatte i den britiske produksjonsindustrien i 2020 på 17,6 %, opp fra 14,4 % i 2018.

Ifølge SHRM Human Capital Benchmarking-rapporten er gjennomsnittlig turnover for ansatte på tvers av bransjer på 18 %. De fleste respondentene i undersøkelsen oppga tall på mellom 12 % og 20 %. Ifølge SHRM bør organisasjoner med ikke-sesongbetont virksomhet satse på en turnover på rundt 10 %. 

hvorfor er turnover viktig?

En av de viktigste grunnene til å analysere turnover er hensynet til kostnader – det er dyrt å stadig måtte ansette nye folk. Ifølge en fersk Gallup-spørreundersøkelse kommer kostnadene for å erstatte en ansatt opp i så mye som dobbelt så mye som vedkommendes årslønn!

Men ifølge den samme undersøkelsen kan 52 % av antallet frivillige oppsigelser unngås. Dette betyr at folk slutter på grunn av forhold man faktisk kan gjøre noe med. Med en grundig turnoveranalyse får du mulighet til å gjøre positive endringer: Hvis du finner ut hvorfor folk slutter, kan du implementere endringer som forbedrer «lagånden» eller arbeidsånden blant de ansatte og reduserer turnover. 

hvorfor skjer turnover av ansatte?

Turnover kan komme av så mangt – noen velger å bytte karriere, mens andre slutter fordi de opplever et «giftig» eller negativt arbeidsmiljø. Andre igjen slutter fordi familiesituasjonen endrer seg, eller fordi de får et bedre jobbtilbud andre steder.

De fleste frivillige oppsigelsene skjer imidlertid på grunn av lederproblemer, mangel på muligheter i bedriften eller utbrenthet. Her skal vi gå litt nærmere inn på hver av disse ledende årsakene til turnover.

lederproblemer

Når ledere stadig hakker på de ansatte, blir arbeidsmiljøet elendig, og folk rømmer fra bedriften. Supervisorer som mikroadministrerer – eller motsatt: lar de ansatte seile sin egen sjø – bidrar også til turnover. Folk som synes det er vanskelig å samarbeide med nærmeste leder, mister motivasjonen og gruer seg til å gå på jobb. Da er veien kort til å lete etter muligheter andre steder. 

mangel på muligheter

Når folk ikke opplever at de får mulighet til å vokse i jobben, blir de rastløse og søker seg vekk. Rutinemessige logistikkjobber er ikke så veldig attraktive i seg selv – men opplæringsprogrammer og muligheter til å avansere på jobb er desto mer interessant. For å holde på de beste og smarteste medarbeiderne, bør du opprette jobbrelaterte kurs som kan gjøre dem aktuelle for forfremmelser. 

utbrenthet

Arbeidsplasser med høyt arbeidspress uten adekvate muligheter til pauser og fritid fører til utbrente ansatte. Når folk føler seg overarbeidet og stadig opplever at de ikke har hodet over vannet, finner de seg gjerne et annet sted å jobbe hvis de ikke får muligheten til å justere arbeidstiden og arbeidsmengdene. 

hvordan reduserer man gjennomtrekk?

Det er mange grunner til at folk slutter i jobben. Heldigvis finnes det tiltak du kan treffe for å redusere turnover av ansatte og gi bedriftskulturen et løft. Her er tre konkrete ting du kan gjøre for å forebygge gjennomtrekk i bedriften.

gi muligheter til opplæring

Når de ansatte får rikelig med muligheter til å lære nye ting på jobben, reduseres turnover i bedriften drastisk. Ifølge en fersk studie opplever selskaper som gir de ansatte et godt opplærings- og videreutdanningstilbud, en reduksjon i turnover på 53 %. Arbeidstakere i produksjonssektoren som har fått grundig opplæring og utdanning, oppgir at de føler seg tryggere på ferdighetene sine. Ideelt sett bør opplæringen starte allerede i onboardingfasen og fortsette gjennom hele ansettelsesforholdet. 

tilby fleksibel arbeidsplanlegging

Mange arbeidstakere har stor nytte av fleksible arbeidstider. Foreldre som må hente barn på skolen, folk som føler de jobber mer effektivt om ettermiddagen og ansatte som har lang og tidkrevende reisevei til jobb, vil sette pris på muligheten til å jobbe eksternt eller til varierende tider. Andre igjen foretrekker å jobbe på prosjektbasis i stedet for timebasis. 

I produksjonsbransjen åpner ordninger med flere skift per døgn opp for fleksibel arbeidsplanlegging. Mange selskaper i logistikksektoren er i gang 24 timer i døgnet, 7 dager i uken, noe som er et supert utgangspunkt for å tilrettelegge for fleksible løsninger.

etabler et anerkjennelsesprogram

Gjennomtenkte programmer for anerkjennelse av ansattes prestasjoner gir arbeidsstyrken et løft og bidrar til et miljø med mindre turnover. Tradisjonelle utmerkelser som «månedens ansatt» har fortsatt god effekt – og det samme gjelder for bonussjekker og prosjektbaserte belønninger. For å få mest mulig ut av programmet er det viktig at prestasjoner anerkjennes med en gang, og at de ansatte får meningsfulle tilbakemeldinger.

samarbeid med Randstad om å redusere turnover

Uansett om folk slutter frivillig, ufrivillig, av gode grunner eller av uønskede grunner, er turnover av ansatte dyrt og medfører endringer i dynamikken på arbeidsplassen. Lederproblemer, utbrenthet og generell mangel på muligheter gjør det vanskeligere å holde på ansatte, og er negativt for produktiviteten.

Det er kanskje overraskende at over halvparten av alle frivillige oppsigelser kan unngås. Du kan redusere turnover i bedriften ved å tilby bedre og utvidede opplæringsprogrammer, gi de ansatte fleksibel arbeidsplanlegging og etablere anerkjennelsesprogrammer. 

Hvis du vil lære mer om de viktigste årsakene til gjennomtrekk i bedrifter, kan du klikke på linken nedenfor og laste ned den praktiske veiledningen vår.

last ned guide

Kommenter dette innlegget