av Cathrine Torsvik, 2021-11-24 15:02

Fravær er noe alle bedrifter vil måtte håndtere, men det er viktig å vite hva du skal gjøre når det går utover normale nivåer. Ved å identifisere de vanligste årsakene til jobbfravær kan du utarbeide en plan for å forhindre at det utvikler seg til et alvorlig problem.

Suksess i næringslivet – uansett hvilken bransje du opererer i, hva slags type organisasjon du driver og hvor stor den er – avhenger alltid av menneskene i organisasjonen.

Du trenger en robust og pålitelig arbeidsstyrke hvis du skal levere overfor kundene, ligge et skritt foran konkurrentene og holde tritt med de nyeste trendene, utfordringene og mulighetene i bransjen.

Derfor bør god fraværshåndtering på arbeidsplassen alltid være en hovedprioritet for arbeidsgivere. Ansatte som tar uplanlagt fri fra jobben (det vil si utenom ferier og offentlige fridager) er et uunngåelig aspekt ved å drive en virksomhet. Du må imidlertid kunne kjenne igjen når det går ut over det man normalt kan forvente, og potensielt kan bli en trussel mot produktiviteten.

Ifølge studier som er gjennomført av Integrated Benefits Institute, står arbeidsgivere bare i USA overfor produktivitetstap på 530 milliarder dollar som følge av jobbfravær. I Storbritannia er det anslått at de totale økonomiske kostnadene forbundet med at ansatte tar seg fri, vil komme opp i 26 milliarder pund innen 2030.

En måte å få en bedre forståelse av dette temaet på, og hvordan det påvirker selskapet ditt, er å undersøke hovedårsakene til jobbfraværet slik at du kan utarbeide en målrettet og effektiv plan for å hanskes med det.

Arrow_blue-png Last ned gratis guide:

fravær: hvordan forstå og håndtere dette kritiske problemet.

fysisk skade og sykdom

Fysiske plager av ulik art – vanligvis i form av skader eller sykdom – står for en stor andel av arbeidsfraværet. Dette kan være et særlig problem for arbeidsgivere i vintermånedene, når hoste, forkjølelse og sesonginfluensa er mer utbredt.

I henhold til det amerikanske folkehelseinstituttet Center for Disease Control and Prevention (CDC) opplever arbeidsgivere i USA kostnader på 36,4 milliarder dollar årlig som følge av tapte arbeidsdager knyttet til fem kroniske sykdommer eller risikofaktorer:

  • høyt blodtrykk
  • diabetes
  • røyking
  • inaktivitet
  • fedme

Covid-19-pandemien ga oss et ekstremt eksempel på hvor store konsekvenser fysisk sykdom kan ha for arbeidsstyrken. I EU kom antallet mennesker som var borte fra jobben, opp i 22,3 millioner i løpet av det første kvartalet i 2020 (da det første tilfellet med koronavirus ble bekreftet i Europa) – opp fra 18,5 millioner i foregående kvartal. I 2. kvartal samme år doblet tallet seg til 40,9 millioner – et fraværsnivå som skapte enorme HR-utfordringer for arbeidsgiverne.

Hvis du treffer aktive tiltak for å hjelpe de ansatte å ha en sunn og aktiv livsstil, vil det både være lønnsomt for virksomheten og bra for den enkelte ansatte. Vurder strategier som å:

  • lansere insentiver eller gamification-ordninger som oppmuntrer de ansatte til å gå eller sykle til jobben
  • sørge for at folk med stillesittende jobb tar pauser jevnlig der de reiser seg fra stolen og strekker på bena
  • arrangere temadager med fokus på helse og initiativer som f.eks. verdens tobakksfrie dag
  • gi de ansatte gratis sunne snacks/mellommåltider

psykiske vansker

Den tid er forbi da fysisk sykdom ble ansett som den eneste legitime grunnen til sykefravær. De siste årene har det blitt en stadig større erkjennelse av at god psykisk helse og trivsel er like viktig som psykisk helse for at folk ikke bare skal møte opp på jobb, men også gjøre en god jobb.

CDC omtaler psykiske lidelser som «et av de mest belastende helseproblemene i USA», der nærmere en av fem voksne i 2016 oppga at de har en eller annen form for psykiske lidelser.

Ifølge Storbritannias Mental Health Foundation opplever nesten 15% – nesten en sjettedel av arbeidsstyrken – psykiske helseproblemer når de er på jobb. Forskningen viste også at det å ha fokus på og fremme god mental helse hos de ansatte kan gjøre at britiske bedrifter kan spare opptil 8 milliarder pund hvert år.

Så hva kan du som arbeidsgiver gjøre for å ta dette problemet på alvor og hjelpe de ansatte til å ivareta sin mentale helse?

Det første skrittet bør være å tilrettelegge for åpne og ærlige samtaler om temaet for å redusere stigma og oppmuntre medarbeiderne til å snakke med kolleger eller leder hvis de trenger hjelp. Du kan gi de ansatte verdifull hjelp og støtte ved å gi dem tilgang til ressurser som workshops, seminarer og nettmateriell knyttet til mental helse.

Det å incentivisere og oppmuntre folk til å ta vare på helsen ved å trene regelmessig og spise sunn og god mat vil også bidra til dette arbeidet.

Alle investeringer du gjør for å støtte opp under god mental helse og tilrettelegging og ordninger for de ansatte med fokus på dette vil trolig lønne seg i stor grad i form av redusert fravær. I tillegg vil det som på engelsk kalles presenteeism, eller «sykenærvær», der produktiviteten blant de ansatte går ned fordi folk kommer på jobb til tross for at de ikke er friske, også bli mindre vanlig.

mobbing og trakassering

Hvis det er problemer med mobbing og trakassering på arbeidsplassen, er det også sannsynlig at du vil se høyere fravær enn gjennomsnittet – ettersom personer som utsettes for dette, trolig vil ta seg fri fra jobb på grunn av stress og bekymringer.

Dessverre er dette et ekstremt vanlig problem. En undersøkelse utført av Monster.com i 2019 viste at nesten 94 % av respondentene oppga å ha opplevd mobbing på jobben, mot 75 % i en undersøkelse fra 2008. Et av de mest overraskende funnene var at over halvparten (51 %) av respondentene oppga at de hadde blitt mobbet av en sjef eller leder.

Dette er helt klart et problem som krever en grundig vurdert, men sterk respons fra HR-avdelingen. Her er noen tiltak du kan vurdere å lansere:

  • Utarbeid spesifikke retningslinjer som tydelig fastsetter hva slags atferd som anses som mobbing og trakassering, og hvordan dette skal håndteres.
  • Spesifiser kanaler og metoder folk kan bruke til å varsle om hendelser eller bekymringer med full konfidensialitet.
  • Ha tydelige rutiner for videre undersøkelser, inkludert tidslinjer, som skal følges opp hver gang det varsles om et problem.
  • Samle inn og gå regelmessig gjennom tilbakemeldinger om retningslinjene knyttet til mobbing og trakassering for å sikre at de er formålstjenlige.

jobbjakt

En annen vanlig grunn til at folk tar seg fri fra jobben, er hvis de skal på intervju for en annen jobb, men ikke vil bruke av feriedagene. Ansatte kan også sykemelde seg for å få tid til å se etter andre jobber, oppdatere CV-en eller fylle ut søknader.

Dette er også noe du må ha tydelige retningslinjer for, slik at de ansatte er godt kjent med hva selskapet anser som akseptable grunner til fravær.

Noen arbeidsgivere kan være villige til å gi sine ansatte fleksibilitet til å delta på jobbintervjuer i den vanlige arbeidstiden. Selv om det kan komme innvendinger om at det tilrettelegger for høyere gjennomtrekk i bedriften, kan det å gi ansatte frihet til å styre sin egen karriere også bidra til å øke jobbtilfredsheten – slik at det kanskje blir mindre sannsynlig at de ønsker å forlate bedriften når alt kommer til alt.

Hvis du sliter med høyt jobbfravær i organisasjonen, og du tror det at ansatte stadig er på jobbjakt spiller inn, kan det i seg selv være et tegn på at du må tenke nytt om selskapets rekrutterings- og ansettelsesmetoder og hvordan du kommuniserer med de ansatte.

Vi har laget en kortfattet guide som tar for seg temaet jobbfravær i detalj, og belyser måter du kan imøtekomme denne utfordringen på.

last ned guide

Kommenter dette innlegget