av Cathrine Torsvik, 2021-11-29 12:32

Fravær er en kjent og uunngåelig utfordring for alle virksomheter. De ansatte vil alltid ha behov for å ta seg fri fra jobben innimellom. Som regel på grunn av kortvarig sykdom, mindre skader og legetimer, men også på grunn av faktorer som stress, omsorgsforpliktelser – og misnøye med jobben.

Som arbeidsgiver må du sørge for å ha en nøye planlagt og gjennomtenkt tilnærming til dette temaet hvis du vil forhindre at det skal ha betydelige konsekvenser for organisasjonen og kundene deres.

Heldigvis finnes det flere ulike tiltak du kan treffe og strategier du kan ta i bruk for å håndtere jobbfravær. Et av de mest effektive tiltakene er å ha en proaktiv tilnærming som gjør deg i stand til å håndtere konsekvensene av underbemanning ved å planlegge i forkant, samt et langsiktig fokus på å identifisere og ta tak i årsakene til at folk tar seg fri fra jobb.

Arrow_blue-png Last ned gratis guide: Slik kan du håndtere fravær

kostnader og årsaker til fravær

Hvis fraværet øker til et nivå som er høyere enn gjennomsnittet, eller når du ser at ansatte igjen og igjen tar uplanlagte fridager eller ikke overholder selskapets retningslinjer for oppmøte, kan dette ha alvorlige konsekvenser for virksomheten.

Det kan føre til blant annet:

  • at tidsfrister ikke overholdes
  • misfornøyde kunder
  • redusert produktivitet hvis ansatte må steppe inn for å overta andres arbeidsoppgaver på grunn av underbemanning
  • lavere grad av «lagfølelse» eller arbeidsånd blant de ansatte, som må takle store eller uforutsigbare arbeidsmengder

Problemene virksomhetene sannsynligvis vil stå overfor ved betydelige økninger i fraværet, eller hvis høyt fravær blir et vedvarende problem, ble for alvor tydeliggjort i 2020.

Ifølge en analyse av data om det føderale arbeidsmarkedet i USA, utført av USA today, er i gjennomsnitt 1,5 millioner ansatte borte fra jobb per måned på grunn av sykdom, skader eller helseproblemer i løpet av året. Dette er en økning på 45 % fra gjennomsnittet for de to foregående tiårene.

Covid-19-pandemien har naturlig nok forsterket denne økningen, og har også bidratt til en økning i fravær knyttet til omsorg for barn i USA som er 250 % høyere enn gjennomsnittet for de siste 20 årene.

I EU økte arbeidsfraværet på grunn av sykdom eller uførhet fra 3,9 millioner i første kvartal 2020 til 4,4 millioner i andre kvartal, da mange land for alvor begynte å kjenne virkningene av den første bølgen av covid-19.

Fysisk sykdom er bare én av grunnene til at folk ikke kommer seg på jobb. Som arbeidsgiver må du også ta hensyn til de ansattes mentale helse. Det anslås at depresjon forårsaker 200 millioner tapte dagsverk per år i USA, noe som koster arbeidsgiverne mellom 17 og 44 milliarder dollar, i henhold til det amerikanske folkehelseinstituttet CDC. Nærmere 7 % av befolkningen i EU har oppgitt at de lider av kronisk depresjon, med tosifrede tall rapportert i land som Irland, Portugal, Tyskland og Finland.

I tillegg til fravær på grunn av problemer med psykisk og fysisk helse kan de ansatte også måtte ta seg fri fra jobb for å ta seg av syke eller eldre slektninger – eller fordi de ganske enkelt mistrives i jobben eller vil ha tid til å se seg om etter en annen jobb.

Uansett hva årsaken er: hvis du opplever at fraværet blant de ansatte i organisasjonen er høyt, og du ser konsekvenser som redusert produktivitet, forsinkede kundeleveranser og stadig økende kostnader til overtid og sykepenger, vet du at du har et fraværsproblem i bedriften – og det er på tide å ta grep.

vær proaktiv og planlegg

Arbeidsgiverne som lykkes best med å håndtere fravær og redusere de negative innvirkningene av dette på virksomheten, er de som har en proaktiv tilnærming – i motsetning til å bare respondere når underbemanningen er et faktum og halse etter for å tette bemanningshull.

Ved å analysere arbeidsstyrken og gjennomføre tiltak som eksempelvis kompetansekartlegging kan du danne deg et tydelig bilde av hvordan organisasjonen ligger an kapasitets- og kompetansemessig, og hvor de største problemene sannsynligvis vil oppstå hvis fraværet blir høyt. Dette vil gjøre deg mye bedre stilt til å forutse utfordringer knyttet til redusert bemanning, og håndtere dem deretter.

Det er svært viktig å forberede seg på perioder med redusert kapasitet ved å identifisere hvilke oppgaver og ansvar som er forretningskritiske i organisasjonen. Bruk denne kunnskapen til å utarbeide en detaljert oversikt over kompetansen og ferdighetene som kreves for å fullføre de aktuelle oppgavene. Dette hjelper deg å finne ut hvilke oppgaver som må prioriteres, og hvilke som kan overtas av andre ansatte når nøkkelpersoner er borte fra jobb.

Dette er generelt lurt å gjøre fra et bemaningsstyrings- og planleggingsperspektiv, og kan bidra til å sikre at du alltid nyttiggjør deg tilgjengelige ressurser på best mulig måte og setter inn folk der de er mest effektive, uavhengig av hvordan fraværssituasjonen er i øyeblikket.

Videre kan det å identifisere kompetansene som kreves for å fullføre kritiske oppgaver, og ha et klart bilde av ferdighetene du har tilgang til i organisasjonen, fungere som et kunnskapsgrunnlag for å utarbeide opplærings- og utviklingsplanene i virksomheten. Når du lanserer målrettede opplæringsprogrammer for kompetanseheving på disse nøkkelområdene, sikrer du at kjernevirksomheten alltid vil være oppe og gå – også i tilfeller med underbemanning.

finn de underliggende årsakene til fraværet

En annen proaktiv tilnærming i det generelle arbeidet med bemanningsstyring og å redusere jobbfraværet er å undersøke de underliggende årsakene til hvorfor folk tar seg fri fra jobben. Når du forstår hva som driver denne prosessen, blir du i stand til å utvikle langsiktige og varige løsninger som kan holde det generelle fraværet på et minimum.

Det kan finnes mange underliggende årsaker til jobbfravær. Langvarige helseproblemer og kronisk sykdom spiller en viktig rolle, men det er også mulig at folk tar seg fri på grunn av ting som:

  • negative sider ved bedriftskulturen, som mobbing på arbeidsplassen eller dårlig ledelse
  • problemer i de ansattes privatliv som påvirker deres mentale helse eller evnen til å jobbe
  • dårlig balanse mellom jobb og fritid
  • generell mangel på entusiasme og misnøye med arbeidet

For å kunne identifisere disse problemene må du ha et tett forhold til de ansatte og forstå hva folk føler om jobben sin.

Som en del av inhouse-løsningen vår tilbyr vi et støtteprogram som kan hjelpe deg å ta pulsen på stemningen blant de ansatte og identifisere hvilke aspekter ved arbeidet folk liker eller finner utfordrende. Vi kan også støtte det overordnede arbeidet med optimalisering av rekruttering og HR, som kan vise seg å bli helt avgjørende når bedriften en dag plutselig er underbemannet og du trenger å hyre inn pålitelige medarbeidere raskt.

Vi har laget en guide som gir ytterligere råd om hvordan du kan håndtere fraværet og holde hjulene i virksomheten i gang også når bemanningen er redusert.

last ned guide

Kommenter dette innlegget