av Cathrine Torsvik, 2022-03-26 11:44

Når de dyktigste medarbeiderne plutselig slutter, svekkes teamene. Moralen synker, lederne må omorganisere arbeidsoppgaver og produktiviteten kan bli lavere, i hvert fall midlertidig. 

Ifølge Deloitte må arbeidsgivere i en rekke sektorer – blant annet innen logistikk, bilindustrien og produksjon – i dag takle det de kaller et «talentparadoks». Arbeidsledigheten i mange deler av verden er fortsatt høy, men til tross for dette opplever bedriftene at viktige stillinger ikke bemannes. 

Hvis fagarbeidere er vanskelige å erstatte, kan det være fornuftig å se etter måter å sørge for at de ansatte ikke slutter i jobben på. Den gode nyheten er at Deloitte-studien også avdekket at mer enn 8 av 10 av respondentene hadde planer om å bli hos sin nåværende arbeidsgiver i minst 12 måneder til. Denne entusiasmen er noe du kan utnytte til din fordel – og det skal vi gå nærmere inn på straks. 

I dette innlegget skal vi snakke om turnover av ansatte, også kjent som utskiftning av personell eller «gjennomtrekk», og gå nærmere inn på hvorfor det er så viktig å holde på eksisterende ansatte, ikke bare erstatte dem. Til sutt skal vi avsløre tre måter du kan redusere turnover på og holde på dyktige ansatte i organisasjonen.

innføring i turnover

Det er umulig å forhindre alle fra å forlate organisasjonen på et eller annet tidspunkt. Noe utskiftning av personell er uunngåelig – folk går for eksempel av med pensjon, flytter eller går over i andre stillinger i selskapet. Andre bestemmer seg for å bytte karriere eller slutter å jobbe heltid av familiegrunner.

Men ifølge en Gallup-spørreundersøkelse som ble gjennomført nylig, kan over halvparten av antallet frivillige oppsigelser unngås. Det vil si at over 50 % av de ansatte som slutter i en gitt organisasjon, kunne ha blitt overtalt til å bli i jobben. Dessverre var ikke lederne deres klar over at de var misfornøyde, eller – enda verre – kanskje de tok dem for gitt. 

I Storbritannia opplever produksjonsbedrifter en turnover på 17,6 % – mer enn 7 % over den ideelle raten på 10 % som organisasjonen Society for Human Resource Management (SHRM) har kommet frem til. I USA mister selskaper i produksjonssektoren 2 av 10 av de ansatte hvert eneste år. I Kina er situasjonen enda verre: Gjennomtrekksraten i enkelte produksjonsanlegg er på over 300 %

hvorfor er høyt gjennomtrekk viktig?

Når dyktige ansatte slutter, etterlater de seg et tomrom det er svært krevende å fylle – og med kostnadene til rekruttering, opplæring og onboarding er det også en kostbar affære å erstatte dem. Kandidater med de rette ferdighetene er ikke alltid så enkle å finne i logistikk- og produksjonssektoren, så det er lurt å prøve å holde på eksisterende ansatte i stedet for å bruke ressurser på å lete etter nye. 

Ifølge Deloitte-studien vi nevnte over, vil høyt spesialisert arbeidskraft som ikke opplever at de er engasjert eller at arbeidet er meningsfylt, slutte i jobben for å se etter bedre muligheter andre steder. Ifølge den amerikanske organisasjonen Manufacturing Institute overstiger kostnadene for opplæring av nyansatte i produksjonsindustrien 3000 USD per person – og det er logisk å anta at tilsvarende kostnader også gjelder for resten av verden. 

Turnover handler også om mer enn utgifter. Når stjerneansatte slutter, endres dynamikken i teamet som blir igjen. Dyktige ansatte motiverer kollegene – og når de slutter, går det ut over produktiviteten. Hvis du er midt i f.eks. et omfattende produksjonsløp eller en betydelig utvidelse av logistikkvirksomheten, og det er essensielt at du holder produktiviteten oppe, trenger du stabile team.

fokuser på å holde på ansatte i stedet for å erstatte dem

For å redusere gjennomtrekk er det viktig å treffe forebyggende tiltak før de ansatte begynner å droppe ut. Hvis vi tar utgangspunkt i at resultatene fra Gallup-undersøkelsen vi nevnte over, gjelder likt i alle bransjer, kan mange frivillige oppsigelser i logistikk-, produksjons- og bilbransjen forhindres. 

Hvis du kan hindre at topp kvalifisert arbeidskraft slutter, kan du også kutte ned på rekrutteringskostnadene. Det er imidlertid vanskelig å finne ut hva slags strategier du bør benytte deg av hvis du ikke vet hvorfor de ansatte forlater bedriften til å begynne med.

De rette dataene kan hjelpe deg å få en dypere forståelse av bedriftskulturen. Her er ti måter du kan samle inn nyttig informasjon på:

  1. Opprett en anonym spørreundersøkelse
    De ansatte er ikke alltid komfortable med å snakke høyt om problemer med jobben. En spørreundersøkelse kan anspore til dialog, og du kan benytte deg av insentiver for å øke deltakelsen.
  2. Gjennomfør sluttintervjuer
    Vurder å engasjere en uavhengig konsulent for å gjennomføre avslutningsintervjuer (også kjent som exit-intervjuer). Mange synes det er lettere å snakke åpent og ærlig med intervjuere som ikke direkte representerer selskapet de jobber for.
  3. Snakk med populære ansatte
    Noen arbeidstakere får en uformell lederrolle på lageret eller fabrikkgulvet. Snakk med dem i enerom for å se om de kan gi innsikt i hvordan stemningen er blant de ansatte.
  4. Gjennomfør engasjementsintervjuer rutinemessig
    Når engasjementsintervjuer gjennomføres på regelmessig basis, har folk en tendens til å åpne seg mer. Vurder å gjøre dette til en del av HR-rutinen, og ros ansatte som kommer med nyttig informasjon.
  5. Håndter dårlige ledere
    Hold øye med supervisorer og ledere i organisasjonen din, og ta klager på alvor. Gi lederne lederopplæring og hold dem ansvarlige på alle nivåer.
  6. Analyser mønstre
    Er gjennomtrekket høyere i en bestemt avdeling? Slutter spesifikke typer ansatte oftere i jobben enn andre? Har enkelte arbeidstakere mer stressende stillinger enn andre?
  7. Undersøk bedriftskulturen grundig
    En ekstern konsulent kan gi perspektiver utenfra og bidra til å analysere bedriftskulturen hos dere. Føler folk i bedriften at dere jobber mot et felles mål, eller føler de seg uinspirert?
  8. Evaluer engasjement 
    Når folk føler seg engasjert og interessert i arbeidet de utfører, er det mindre sannsynlig at de slutter. Prøv å finne ut av om ledende ansatte i bedriften faktisk føler at arbeidet er meningsfylt.
  9. Les mellom linjene
    Når arbeidstakere som vanligvis presterer bra på jobb, begynner å trekke seg tilbake eller underprestere, er det grunn til å anta at de ikke er fornøyde. Snakk med dem om hva grunnen kan være, og ta dem på alvor hvis de gir uttrykk for at de føler seg utbrent eller er misfornøyde.
  10. Ta en vurdering av prosessene i bedriften
    Noen ganger slutter ansatte fordi de blir «mikroadministrert» eller fordi de ikke er enige i hvordan bedriften drives. Ta en gjennomgang av eksisterende retningslinjer og rutiner for å se om de fungerer etter hensikten.

last ned guide

tre effektive strategier for å holde på ansatte

Det første trinnet i når du vil hanskes med høyt gjennomtrekk, er å gjennomføre en grundig vurdering av virksomheten. Når du vet hvorfor folk slutter i jobben, kan du utarbeide en skreddersydd strategi for å gjøre selskapet ditt til et sted folk faktisk vil jobbe. Her er tre måter du kan gi bedriftskulturen et løft på:

1. tilby fleksible arbeidstider

Under covid-pandemien begynte de ansatte i mange bedrifter å jobbe eksternt. Kontorbasert logistikkpersonell tok i bruk Zoom og tilbrakte arbeidsdagen hjemme. Pakkebud fortsatte å jobbe ute i felt, men med større grad av kontaktfri henting og levering av forsendelser. Noen logistikkbedrifter la inn et ekstra skift for å minimere kontakten mellom mennesker og gjøre det enklere å holde avstand.

Fabrikkene endret seg også i møtet med covid-19. Arbeidsstasjoner ble flyttet, personalet hadde større avstand mellom seg og roboter tok over enkelte oppgaver som tidligere ble utført av mennesker. Noen fabrikker stengte helt under perioder med høye smittetall, og et fåtall gikk over til en ekstern produksjonsstrategi med færre arbeidstakere.

Mange økonomieksperter mener at med det store omfanget av skybaserte løsninger som er tilgjengelig i dag, kommer eksternt arbeid trolig til å fortsette også etter pandemien. Denne «nye normalen» er nok imidlertid mer aktuell for kontorbasert personell enn for fabrikkarbeidere, siden fabrikkarbeid vanskelig lar seg gjøre eksternt.

Mulighetene for fleksibel arbeidsplanlegging i produksjonsanlegg inkluderer blant annet fleksitid og fleksible skiftbytter. Komprimerte skiftplaner – der folk jobber tre eller fire lengre skift og deretter har fri i flere dager – er et potensielt alternativ til den tradisjonelle fem-dagersuken. I en studie The Workforce Institute gjennomførte i 2018, oppga 35 % av de ansatte at de ville godtatt et lønnskutt på 20 % hvis de fikk jobbe fire dager i uken i stedet for fem.

Med riktig tilsyn og optimale plattformer på plass kan fleksibel arbeidsplanlegging fungere overraskende bra. I tillegg liker ansatte fleksible arbeidstider. Fleksible arbeidstakere opplever at de er mer produktive, mindre stresset og mer fornøyd med jobben. Kort sagt er det mer sannsynlig at de fortsetter å jobbe der de er.

2. gi bedre opplæring 

Folk elsker å lære nye ting. Faktisk er muligheten til å lære seg nye ferdigheter et av de største trekkplastrene når folk ser etter ny jobb – særlig hvis dette i sin tur leder videre til forfremmelse. Ansatte med god opplæring blir gradvis stadig bedre til å takle nye utfordringer, noe som gir dem bedre selvtillit – som igjen gir økt følelse av tilfredshet.

Hvilken type opplæring du burde tilby, avhenger av hva bedriften din gjør fra dag til dag. For å være mest mulig virkningsfulle bør opplæringskurs være relevante for den ansattes jobb – eller jobben de ønsker seg i fremtiden. Hvis du gjennomfører regelmessige engasjementsintervjuer, kan du spørre de ansatte hvilke typer opplæring og videreutdanning de er interessert i.

Ideelt sett begynner prosessen med videre opplæring rett etter at personen er ansatt, og fortsetter gjennom hele ansettelsesforholdet. Det finnes seks nivåer du kan se nærmere på:

  1. Innføring/orientering. I løpet av den innledende orienteringen presenterer du bedriftskulturen, selskapets oppdrag/misjon og verdier samt organisasjonsstrukturen. Dette gir nyansatte en bedre forståelse av bedriftslandskapet og peiler dem inn på jobben de skal gjøre og rollen deres i selskapet. 
  2. Onboarding. Et gjennomtenkt og velutviklet onboardingprogram er en direkte investering i ansattlojalitet. I onboardingforløpet blir den nyansatte kjent med avdelingsmålene, tekniske aspekter ved rollen og mye mer. 
  3. Tekniske ferdigheter. På dette stadiet får nye teammedlemmer gradvis mer kompleks jobbrelatert opplæring. De lærer hvordan de skal utføre arbeidsoppgavene på en selvstendig måte etter hvert som de tilegner seg flere ferdigheter.
  4. Myke ferdigheter. Her får de nyansatte utvikle seg i teamrelaterte ferdigheter som evne til kommunikasjon, lederskap, konfliktløsning og forretningsetikk. Denne typen opplæring kan brukes til å styrke teamene og identifisere potensielle fremtidige ledere. 
  5. Kvalitetskontroll. En viktig del av opplæringen i produksjons-, logistikk- og bilbransjen er kvalitetskontrollprogrammer som sikrer at produktene innfrir bestemte standarder. 
  6. Sikkerhet. Sikkerhetsopplæring er et juridisk must i mange miljøer. De ansatte lærer om sikkerhetsregler og -rutiner, hvordan sikkerhetsutstyr brukes på riktig måte og å gi førstehjelp. Bransjespesifikke sikkerhetsopplæringer som f.eks. håndtering av asbest, bygg- og anleggssikkerhet og mattrygghet kan også være aktuelt.

3. samarbeid med en HR-partner

Fleksibel arbeidsplanlegging og gode opplærings- og videreutdanningsprogrammer kan definitivt bidra til å redusere turnover av ansatte. Et annet svært effektivt tiltak er å samarbeide med et rekrutteringsbyrå. Tross alt fungerer bare fleksibel arbeidsplanlegging og kommunikasjonskurs til dette formålet hvis det tilbys til de rette arbeidstakerne.

Profesjonelle rekrutteringsbyråer finner og rekrutterer kandidatene organisasjonen din faktisk trenger. Mange kandidater ser bra ut på papiret, men innfrir ikke etter at de er ansatt. Rekrutterere har mange års erfaring – de lever tross alt av å rekruttere – og vet hvordan man kjenner igjen virkelig attraktive kandidater.

De beste rekrutteringsbyråene har hundrevis, kanskje tusenvis av legitime jobbsøkere registrert globalt. Når du igår en avtale om at de skal hjelpe deg med rekrutteringsarbeidet, kan de kontakte forhåndskontrollerte kandidater før stillingen lyses ut. Dermed kan du potensielt spare mye tid – og ikke minst mye penger.

Noen rekrutteringsbyråer følger også opp kandidatene sine etter at de er hyret inn, og kan samarbeide med bedriften din om å tilby støttende opplæring som kan forbedre sjansene for at du holder på de ansatte på lang sikt. 

slik kan Randstad bidra

Randstad kan hjelpe deg å styrke og forbedre arbeidsstyrken – og holde på eksisterende personell. Den globale talentpoolen vår med forhåndskontrollerte kandidater og flere tiårs rekrutteringserfaring gjør oss til en pålitelig bemanningspartner for aktører i produksjons-, bil- og logistikkbransjen verden over.

Vi kan gjøre stresset ved rekruttering om til en gylden utviklingsmulighet. Overlat rekruttering, onboarding, opplæring og oppfølging til oss, så ledelsen hos dere kan fokusere kreftene på vekst og innovasjon.

Hvis du vil lese mer om turnover av ansatte og lese om våre syv beste tips for å holde på ansatte lengre, kan du laste ned den omfattende veiledningen vår i dag!

last ned guide

Kommenter dette innlegget